商品管理システム某商社

システム概要

商品に含まれる素材、取扱い情報を管理し、販売店に帳票として出力する商品管理システム。

画面数	テーブル数	ファイル出力数	レポート出力数	使用データベース
7	4	4	1	MDB（Access Database）

現在それぞれの商品情報をWord、PDFで管理しているため、システム化したい

仕入先から商品情報の変更連絡がきてもすぐに反映できず、そのままになっている

商品情報のファイル名だけでは内容がわからず手間がかかっている

商品情報の内容で複合的に検索できるようにしたい

既存データの取り込みをしたい

商品管理責任者、情報変更担当者、帳票出力担当者を決めるなど、業務フローからの見直しをしてもらうことで、運用が圧倒的に効率的になった

新しい業務フローでそれぞれの役割が明確化されたため、システム導入後も混乱なくスムーズに運用できた

システムを導入したことで、今までの手作業で行っていたことや、人的ミスなどにより業務を圧迫していた部分が思っていた以上にあったことがわかり、システム開発を依頼して本当によかったと満足できた

今回のような紙管理からシステムへの切り替えの際は、特に業務フローの見直しが重要になってきます。
どういう工程が理想なのか、その上でどういうシステムにするかをとことん検討します。

効率的な業務フローの策定

商品情報を変更する際の必要な手順などを踏まえ、どのような業務フローであればミスなく最小限の労力で遂行できるかを策定
今までなかった、それぞれの必要業務の担当者を設置し、クロスチェックを行える運用、システムにすることで人的ミスを防ぐ
管理者・情報変更担当者・帳票出力担当者など、それぞれの使う機能に合わせて権限付与することで、間違って書き換えてしまう・誤って更新してしまう、などがおきないようにシステム上も工夫

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